Forsvarlighetsvurdering av arbeidstidsordning

Uønsket hendelse:	Utført ved:	S= Sannsynlighet	K= Konsekvens for ansatt
Uheldige arbeidsbelastninger for ansatte i arbeidstidsordningen	5= Svært sannsynlig (90-100%) 4= Meget sannsynlig (60- 90%) 3= Sannsynlig (30-60%) 2= Mindre sannsynlig (10- 30%) 1= Lite sannsynlig (0-10%)	5= Tap av liv 4= Svært alvorlig skade. Varig uførhet 3= Alvorlig skade, uten varig følge. Langtidsfravær 2= Mindre alvorlig skade. Korttidsfravær 1= Ubetydelig (fysisk/psykisk) skade. Ikke fravær
Utført av:	Utført dato:
R=Risiko (R=S*K)
Risiko er et produkt av sannsynlighet for at risikofaktoren inntreffer og utløser uønsket hendelse og konsekvens utløst av risikofaktor/ uønsket hendelse.
Forklaring til fargekodene: Grønn (lav risiko): Aksepteres uten ytterligere tiltak Gul (middel risiko): Risikoreduserende tiltak må vurderes Rød (høy risiko): Ikke akseptabelt, risikoreduserende tiltak må iverksettes.

Tabell 1

Nr.	Kartlegging	Risikoreduserende tiltak (forebyggende og skadebegrensende)	Risiko-vurdering	Risikoreduserende tiltak (forebyggende og skadebegrensende)	Kommentar-felt
Risikofaktor (noe som kan føre til en uønsket situasjon)	Hvilke tiltak er iverksatt?	S	K	R	Forslag til nye tiltak
Bemanningsplanlegging, inkludert evaluering av forrige arbeidsplanperiode
1	Mangelfull aktivitetskartlegging Manglende koordinering mellom samarbeidende enheter og fagområder Mangelfull kjennskap til arbeid som skal utføres (oppgaver, krav til konsentrasjon, tempo, arbeidspress) Mangelfull oversikt over ansattes kompetanse som vanskeliggjør arbeidstidsplanlegging.	Viser til: - Ressursstyring - ressursstyring og arbeidstidsplanlegging - Ressursstyring - Tidslinje for opprettelse av ny arbeidsplan
2	Manglende/ufullstendig bemanningsplanlegging Vaktkoder og/eller bemannings-behov i bemanningsplan samsvarer ikke med planlagt aktivitet gjennom året (variasjoner dag/uke/helg/høytid/ferie) Ikke planlagt pauser Bemanningsplan ikke opprettet i henhold til anbefalt praksis	Viser til: - Ressursstyring - Avtale om arbeidsplan, veiledning. - lederkurs Bemanningsplan
Arbeidstidsplanlegging/-ordning
3	Mangelfull arbeidstidsplanlegging Vurdering av planperiode og plantype er ikke gjennomført, gjelder også bruk av hjelpeplan som ikke samsvarer med arbeidsplanens lengde Arbeidsplan inneholder ikke like vaktkoder som bemanningsplan Manglende eller redusert ukentlig arbeidsfri (F1) en eller flere uker Manglende eller redusert daglig arbeidsfri mellom to eller flere vakter En eller flere dager med langvakter på 12 timer En eller flere dager med arbeidstid som overstiger 9 timer per dag Flere enn tre nattevakter på rad Ikke tilstrekkelig arbeidsfri etter nattevakt Skiftrotasjon mot klokka (A/D) Høy vaktbelastning på en eller flere ansatte (antall vakter på rad, kveldsvakter, nattvakter, langvakter) Gat-beregning i arbeidsplan viser at en eller flere ansatte jobber mer enn avtalt stillingsprosent Individuell avtale om kompensasjon for ekstra helgearbeid er ikke vurdert Ikke planlagt for optimal kompetansesammensetning gjennom døgn/uke/periode (erfaring, kompetanse, egenskaper) Mangelfull planlegging av kjent fravær for å sikre tilstrekkelig og riktig kompetansesammensetning. Ferie ikke lagt inn i arbeidsplan med kode 210U/210D Manglende oversikt og dialog med ansatte som har krav på 6. ferieuke Arbeidsplanen inneholder vakante stillinger/linjer.	Viser til: - lederkurs Arbeidstidsplan-legging og ressursstyring som gjennomføres to ganger årlig. - lederkurs Helsefremmende arbeidsplaner som gjennomføres 1-2 ganger årlig. - Gat - brukerveiledninger i min Sykehuspartner Klinikken har også tilgang på råd og veiledning fra rådgiver ved HR-ressursstyring og forhandlinger.
4	Planlagte pauser lar seg ikke gjennomføre som planlagt / for lange arbeidsøkter uten mulighet for pauser.
5	Ikke tilstrekkelig tilgjengelig kompetanse og/eller bemanning ved akutt fravær eller driftsforstyrrelser.
6	Alenearbeid uten tilstrekkelig vurdering og/eller tiltaksplan, som for eksempel mulighet til kontakt og kommunikasjon med andre kollegaer.
7	Manglende samarbeid mellom ledere som har ansatte med stillingsforhold på flere seksjoner.
8	Ikke tilrettelagt for ivaretakelse av ansatt ved opplevelse av ubalanse mellom arbeidsliv og sosialt liv (kan gjelde alder/ helsetilstand/ familie).
9	Ikke tilrettelagt for ivaretakelse av ansatt ved opplevelse av for høyt jobbtempo og ikke strekke til.
10	Ikke tilrettelagt for ivaretakelse av ansatt ved opplevelse av ubalanse mellom opplevd og uttrykt følelse (emosjonell dissonans).
11	Ikke tilrettelagt for mulighet til innflytelse og medvirkning.
12	Ikke vurdert om enkelte arbeidsoppgaver krever ekstra årvåkenhet (ev. kan utføres sikkert, selv om arbeidstaker er sliten eller trøtt).
13	Arbeidsbelastning ikke tema i medarbeidersamtaler.
14	Manglende mulighet for samtale/debriefing ved belastende hendelser.	Viser til: - Defusing/avlastningssamtale etter en kritisk hendelse - trinn 1 - Debriefing etter en kritisk hendelse - trinn 2 - Oppfølging av ansatte etter kritisk hendelse og/eller alvorlig pasientrelatert hendelse
Sommerferieplanlegging
15	Mangelfull sommerferieplanlegging Ikke vurdert endring av aktivitet Ikke vurdert hvordan ferieuttaket på sommeren påvirker driften Ikke vurdert endret behov for kompetanse til stede Ansatte i deltidsstillinger er ikke tilbudt økt stilling i perioden Ikke vurdert behov for vikarer Behov for vikarer er ikke meldt HR bemanning innen frist Ikke tilstrekkelig arbeidsfri umiddelbart før eller etter hovedferien for ansatte som jobber søndager.	Viser til: lederkurs Feriekurs - Personalportalen og Gat og - Ressursstyring - Ferieregistrering i Gat under utarbeidelse av fleksiplan og hjelpeplan
Involvering av tillitsvalgte og vernetjeneste
16	Mangelfull involvering av tillitsvalgte i arbeidsplanprosessen (ref. tidslinje for opprettelse av ny arbeidsplan).	Viser til: - Ressursstyring - ressursstyring og arbeidstidsplanlegging - Ressursstyring - Tidslinje for opprettelse av ny arbeidsplan
17	Ikke inngått arbeidsplanavtale med tillitsvalgte.
18	Mangelfull involvering av tillitsvalgte og vernetjeneste ved vesentlige endringer i organisering og/eller arbeidstidsordningen.
Økonomi og budsjett
19	Ikke samsvar mellom seksjonens budsjett/stillingsliste og aktivitet/ bemanningsplan/arbeidsplan.

Tabell 2 - Prioriterte tiltak

Handlingsplan – nye risikoreduserende tiltak
Nr.	Valgte tiltak	Ansvarlig	Medvirkning	Tidsfrist

Tiltakene overføres til HMS-handlingsplan for videre oppfølging.